Masih bingung membuat notulen dalam suatu rapat? Tenang, kami bakal sajikan contoh notulen rapat lengkap dengan penjelasannya. Yuk, simak ulasan berikut ini!
Notulen rapat adalah dokumen atau catatan singkat suatu perjalanan sebuah forum dalam rapat guna merekam kejadian yang terjadi, mulai dari bahasan sampai hasil rapat.
Selain untuk rapat sebuah perusahaan, notulen acapkali digunakan untuk berbagai kegiatan diskusi lainnya.
Sementara itu, menurut KBBI, notulen atau notula adalah catatan singkat mengenai jalannya suatu kegiatan serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
Oleh karena itu, banyak format dalam penulisannya atau contoh notulen rapat resmi.
Adapun notulen bersifat jelas, ringkas, sistematis, dan dapat memberikan informasi secara menyeluruh terkait pembicaraaan.
Unsur-unsur yang biasanya ada dalam sebuah notulen rapat di antaranya yaitu:
- Waktu pelaksanaan rapat
- Pihak yang hadir
- Tujuan kegiatan
- Pembahasan
- Hasil rapat
Tujuan Notulen Rapat
1. Menjadi Bukti Telah Terlaksananya Rapat
Umumnya, notulen akan diberikan kepada ketua organisasi sebagai bentuk pertanggungjawaban dan bukti tertulis pelaksanaan rapat.
Lain itu, notulen juga dapat digunakan untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan karena sebagai bukti tertulis jika terjadi penggunaan dana dalam pelaksanaan rapat.
2. Menjadi Sumber Informasi yang Terpercaya
Informasi yang tertulis dalam notulen tersampaikan secara faktual dan terpercaya kepada seluruh anggota rapat setelah berakhirnya rapat tersebut.
Dengan demikian, notulen bisa digunakan pula sebagai informasi yang dapat diandalkan oleh anggota rapat yang hadir.
3. Tolak Ukur untuk Mengambil Keputusan
Secara tidak langsung, notulen merupakan analisis tanggapan dari seluruh anggota rapat.
Maka dari itu, notulen bisa dipakai sebagai salah satu pertimbangan untuk mengambil keputusan.
Fungsi Notulen Rapat
1. Sebagai Panduan
Dalam rapat, notulen merupakan hasil keputusan bersama yang tertulis dengan jelas dan rinci.
Hasil dari notulen ini nantinya bisa digunakan sebagai panduan untuk memulai sebuah project baru.
Selain itu, notulen rapat juga memuat informasi mengenai siapa saja yang terlibat dan bertanggung jawab untuk kegiatan atau project lainnya.
Informasi inilah yang akan dijadikan panduan.
2. Sebagai Pengingat
Adanya notulen rapat berfungsi pula sebagai pengingat hal-hal apa saja yang diperlukan.
Pasalnya, dalam penulisannya, notulis akan mencatat secara jelas dan diharapkan seluruh tugas setiap anggota rapat bsa selesain sesuai rencana.
3. Penghemat Waktu
Notulen rapat digunakan sebagai penghemat waktu lantaran memuat informasi mengenai tugas dan tanggung jawab yang mesti dilakukan seluruh anggota.
Nantinya, anggota rapat bisa langsung menyelesaikan tugas masing-masing.
Susunan Notulen Rapat yang Baik dan Benar
Susunan dalam penulisan notulen rapat merupakan bagian penting karena bakal memudahkan notulis untuk menulis secara rinci, singkat, dan jelas.
Tak hanya itu, susuan notulen yang baik dan benar dapat membantu pembaca untuk memahami informasi.
Lalu, seperti apa susunan notulen yang baik?
1. Pembuka Notulen
Pembuka dalam catatan notulen adalah bagian awal yang meliputi beberapa hal, di antaranya:
- Judul atau topik yang dibahas
- Waktu pelaksanaan
- Lokasi pelaksanaan
- Anggota yang hadir dalam rapat
2. Isi Notulen
Isi notulen memuat sejumlah again yang dibahas hingga hasil yang ditelurkan dalam rapat.
Adapun bagian isi ini terbagi ke dalam beberapa bagian, yakni:
- Kata pembuka
- Pembahasan
- Hasil dan keputusan
- Waktu berakhirnya rapat
3. Penutup
Terdapat beberapa hal yang perlu tercantum dalam penutup notulen.
- Waktu untuk kegiatan atau rapat selanjutnya
- Tanda tangan sejumlah pihak penting dan bertanggung jawab yang meliputi nama, jabatan, dan tanda tangan
Contoh Notulen Rapat
1. Contoh Notulen Rapat Perusahaan
Hari/Tanggal : Senin, 23 Maret 2020
Waktu : Pukul 09.00 – selesai
Tempat : Kantor PT Oke Permata
Agenda Rapat: : Pembahasan Mengenai Ulang Tahun Perusahaan
Pemimpin Rapat: Andini Dwi Lestari selaku CEO PT Oke Permaata
Notulis : Abdul Sodik
Kegiatan :
- Pembukaan pemimpin rapat
- Sambutan CEO
- Pembentukan panitia ulang tahun perusahaan
Keputusan Rapat:
Pada hari Senin tanggal 23 Maret 2020, telah dilaksanakan rapat mengenai pembentukan panitia ulang tahun PT Oke Permata yang akan diadakan pada pertengahan bulan Mei 2020.
Maka, tercetus penetapan panitia sebagai berikut:
- Ketua pelakasana : Tommy Welly
- Sekretaris : Sri Wulandari
- Bendahara : Rima Agustini
- Seksi Acara : Mira Lesmana
- Humas : Hendra Setiawan
- Seksi Perlengkapan : Muhammad Abdul Kodir
- Seksi Konsumsi : Mey Saprida Setiawati
Jakarta, 20 Maret 2020
Pimpinan Rapat Notulis
Andini Dwi Lestari Abdul Sodik
2. Contoh Notulen Rapat Dinas
sumber: greatdayhr.com
3. Contoh Notulen Rapat RT
sumber: hashmicro.com
***
Itulah contoh notulen rapat dan penjelasan lengkapnya, Sahabat 99.
Semoga artikelnya bermanfaat, ya.
Pantau terus informasi lainnya di Berita 99.co Indonesia.
Jangan lupa kunjungi www.99.co/id dan www.rumah123.com untuk menemukan hunian idaman, karena kami selalu #AdaBuatKamu.
Salah satunya seperti Sutera Winona yang berlokasi di Tangerang.
